НА ГОЛОВНУ

Безпека життєдіяльності та охорона праці || Хімічні науки || Бізнес і заробіток || Гірничо-геологічна галузь || Природничі науки || Зарубіжна література || Інформатика, обчислювальна техніка та управління || Мистецтво. Культура || Історія || Літературознавство. Фольклор || Міжнародні відносини та політичні дисципліни || Науки про Землю || Загальноосвітні дисципліни || Психологія || Релігієзнавство || Соціологія || Техніка || Філологія || Філософські науки || Екологія || Економіка || Юридичні дисципліни
ГоловнаЕкономікаДержавне та муніципальне управління → 
« Попередня Наступна »
Нікітов В. А.. Інформаційне забезпечення державного управління / Авт.: Нікітов В. А., Орлов Є. І., Старовойтов А. В., Савін Г. І.; За ред. Ю. В. Гуляєва - М.: Слов'янський діалог,. - 415 с., 2000 - перейти до змісту підручника

2.4.4. Завдання інформаційно-довідкової системи апарату Уряду СРСР

Ефективність роботи органів представницької, виконавчої та судової влади всіх рівнів значною мірою визначається якістю і оперативністю їх інформаційно-аналітичного обслуговування. Ця проблема повинна вирішуватися з багатьох напрямків. Одне з них - розробка і застосування автоматизованих систем адміністративного управління та контролю офісного типу, створюваних на основі впровадження засобів електронно-обчислювальної техніки, нових інформаційних технологій. Ці системи повинні забезпечувати працівників апарату якісної та своєчасної інформацією, створювати умови для її оперативного знаходження, аналізу, оцінки та подання користувачам у необхідному вигляді в необхідний час. Це означає, що цей клас інформаційних систем використовує не тільки інформацію конкретного апарату, де розміщуються дані системи, а й інформаційні ресурси інших органів, використовуючи для цього каналу зв'язку: комунікації та засоби взаємообміну даними. У результаті все це в цілому повинно докорінно поліпшити як внутрішню інформаційну середу апарату, так і зовнішню інформаційну середовище інших органів.

Апарат являє собою операційну систему організаційного управління. Типовими процесами і процедурами, що підлягають автоматизації та інформатизації, тут є: реєстрація документів, контроль за їх підготовкою, проходженням і виконанням, збір даних з обговорюваних питань, при цьому мається на увазі, які рішення приймалися раніше і якими документами супроводжувалися, що було "виконано - не виконано ", кому доручалося подальший супровід питання, як в результаті закрите питання і т. д. У ході виконання цих робіт необхідно проводити інформаційно-аналітичні розрахунки, інтегрувати дані показників у розрізі, наприклад, галузей, підгалузей, видів діяльності, міст, областей, країв, республік, держав зовнішнього світу. Одночасно потрібно підготувати аналітичну доповідь, відредагувати текст, побудувати наочні діаграми, графіки, оформити проекти законів, угод, розпоряджень, доручень, переслати на узгодження та візування в інші суміжні підрозділи апарату і взаємодіють з ними об'єкти організаційного управління. Пересилку текстів слід виробляти оперативно з отриманням квітірованних підтверджень.

Розгляд проекту того чи іншого документа на засіданні апарату (колегії, президії, комітету, комісії і т. д.) буде більш плідним, ефективним, якщо ключові поло-ження пропонованих рішень відображаються на інформаційних екранах, табло і є можливість оперативно порівнювати варіанти і прогнози наслідків реалізації.

Для цього необхідне створення в апараті ситуаційних кімнат (кабінетів і центрів), електронної пошти, організація телеконференцій.

За результатами обговорення, як правило, оформляється стенограма і протокол. Потім треба оперативно відкоригувати тексти відповідних документів, розтиражувати для розсилки в адреси прийнятих рішень, врахувати їх розсилку з фіксацією часу.

Прийняті рішення ставляться на контроль виконання (за термінами, за обсягом поетапно виконаних доручень, в розрізі конкретних організацій-виконавців та ін.) У разі їх невиконання необхідно направити нагадування про це органу-виконавцю. Ще краще, якщо буде завчасне автоматизоване нагадування про терміни виконання виконання рішень. У таких випадках формується сповіщення керівникам апарату з аналізом і причинами затримок, пропозиціями про подальші дії.

У 70-80-х роках для апарату Уряду СРСР створювалася інформаційно-довідкова система офісного типу, на яку покладалося вирішення наступних комплексних завдань: "Діловодство", "Контроль", "Довідка", "Кадри "," Листи "," Архів ". Тут самі назви відображають зміст завдань. Для вироблення вимог до системи, складу і змісту вирішуваних завдань Замовником системи спільно з її розробниками в 1973-1975 рр.. проводилося фактографічне обстеження всіх структурних підрозділів Управління Справами Ради Міністрів СРСР, що дозволило виявити існуючі процедури роботи з документами, розробити постановку функціональних завдань і обгрунтувати тактико-технічні вимоги до майбутньої системи в цілому. Результати обстеження, узгоджені з користувачами системи, її Замовником та розробниками, лягли в основу при проектуванні. Комплексні завдання системи розроблялися у вигляді взаємопов'язаних інформаційних підсистем. Розглянемо деякі з них.

Завдання "Діловодство"

Її призначення - забезпечувати автоматизований введення, облік, зберігання, обробку та пошук інформації по вхідних (що походить) документам, а також з питань, що розглядаються (або вже розглянутим) в апараті. Користувачами завдання були керівництво та працівники апарату уряду.

Джерелами інформації для її рішення були журнали реєстрації вхідних (вихідних) документів, що заповнюються в підрозділах апарату, і облікові картки, що фіксували кожен розглянутий в апараті питання. Інформація могла вводитися також безпосередньо з входять (виходять) документів. Створена на цій основі база даних повинна була містити такі відомості:

вхідний номер документа, дата надходження в апарат; номер по журналу обліку вхідних (вихідних) документів; короткий зміст вхідного (вихідного) документа або питання;

найменування організації, яка внесла питання на розгляд; вихідний номер, дата документа, що надійшов в апарат або на підставі якого відкрито питання, хто підписав документ;

місцезнаходження вхідного документа або питання (структурний підрозділ);

виконавець питання (працівник апарату); відомості про зазначення по вхідному документу або питанню (вид, номер, дата документа, зміст вказівки, хто підписав і відомості про його розсилці);

відомості про матеріали, що надійшли з даного питання (вихідний, вхідний номер, дата надходження, організація - автор);

відомості про документ, яким вирішено питання або закритий вхідний документ (вид, номер, дата документа, хто підписав, короткий зміст рішення);

номер архівної справи, дата відправки в архів.

Учасники завдання могли отримувати інформацію про вхідні (вихідні) документах або питаннях по будь-якому із зазначених відомостей або їх поєднанню, по одному вхідному документу (питання) або по групі, за всіма вхідними документами або тільки по розглянутих питань і т. д. ^ ведення представлялися за запитами у вигляді зведень і довідок, дача "Діловодство" дозволяла здійснювати пошук як j відомим параметрам вхідних документів (питань), так і за їх смисловому змісту (пошук за ключовими словами-дескрипторах). А це давало можливість формувати довідки з тематики розглянутих (або раніше розглядалися) вхідних документів (питань).

Для зручності користувачів, а також для підвищення оперативності видачі даних передбачалося поповнення переліків стандартних зведень та відомостей, одержуваних за стандартними запитами; активна база даних завдання могла містити відомості про 50 тис. вхідних (вихідних) документів і про 16 тис. питань.

Перелік могли бути передані користувачами по телефону, письмово (при складних запитах) або безпосередньо з АРМ Інформаційно-довідкової системи. Видача відповідей здійснювалася по телефону (на прості запити), на машинних носіях (дискетах) або письмово (у 2-денний термін). Можливий був варіант формування відповідей на АРМ користувачів.

У додатках 1-2 наведено Перелік стандартних зведень та Перелік відомостей, одержуваних на стандартні запити по завданню "Діловодство".

« Попередня Наступна »
= Перейти до змісту підручника =
Інформація, релевантна " 2.4.4. Завдання інформаційно-довідкової системи апарату Уряду СРСР "
  1. Цілі інформатизації Ради Федерації і призначення Інформаційно-комунікаційної системи
    завдань, що вирішуються в інтересах користувачів, друга - включає технічне, програмне, інформаційне, технологічне і організаційне забезпечення. Склад функціональних підсистем і завдань ІКС СФ випливає з функцій Ради Федерації в цілому, функцій його комітетів, комісій, структурних підрозділів Апарату, а також визначається сформульованими вище цілями інформатизації. Основними
  2. ПЕРЕЛІК СКОРОЧЕНЬ І УМОВНИХ ПОЗНАЧЕНЬ
    інформаційна система АП - абонентський пункт АПК - апаратно-програмний комплекс АРМ - автоматизоване робоче місце АРМ АБ - АРМ адміністратора безпеки АРМ PKC - АРМ розбору конфліктних ситуацій АС - автоматизована система АСІО - автоматизована система інформаційного обміну АСПГ - автоматизована система проведення голосування АСПР - автоматизована
  3. НРАВСТВЕННОЕ ВИХОВАННЯ
    завдань виховання. Моральне виховання буває світським і релігійним (конфесійним), загальнодоступним і елітарним, цивільним і військовим, національним і загальнолюдським і т.д. Процес етичного виховання може бути християнським (нав'язливо-коригувальним), конфесійним (релігійним), морально-повчальним, диктаторським, волюнтаристським, демократичним, плюралістичним,
  4. РЕКВІЗИТИ АКТІВ, що враховуються в задачі "Довідки"
    завданню "Довідки" такі реквізити: гриф, вид документа, індекс по классіфікатуру, номер документа, дата випуску документа, номер пункту або статті, номер підпункту чи абзацу, номер додатка, найменування документа (заголовок), джерело опублікування, термін дії, ознаку дії документа, пункту (визнання таким, що втратив силу, скасування, зміна, нова редакція,
  5. ПЕРЕЛІК стандартних зведень по завданню "Контроль"
    завданню " Контроль "Найменування 1. Відомості про виконані дорученнях Відомості про виконані (в строк або з порушенням терміну) дорученнях (вид, номер, дата документа, що містить доручення, розділ, пункт, підпункт і т. д., зміст, дані про зняття з контролю , виконавці) Відомості про виконані дорученнях, переданих для контролю іншому структурному підрозділу
  6. П. ТЕЛЕКОМУНІКАЦІЙНИЙ ОБМІН ІНФОРМАЦІЄЮ З зовнішніми абонентами
    інформаційному обміні даними з регіонами Російської Федерації (1300 абонентів , у тому числі представники Президента в регіонах Російської Федерації, служби Адміністрації Президента в м. Москві, Апарат Уряду, глави адміністрацій областей, країв, автономних областей, міністерства і відомства, комітети, суди, інформаційні агентства, відділи Головного управління інформаційних ресурсів
  7. 13.1 Поняття організаційного забезпечення діяльності судів та органи, що забезпечують цю правоохоронну функцію
    завдань органів суддівського співтовариства. 13.2 Невтручання в діяльність суду при відправленні правосуддя як основна умова організаційного забезпечення його діяльності Згідно ст . 4 Федерального закону «Про судового департаменту при Верховному суді Російської Федерації» Судовий департамент, органи і установи Судового департаменту покликані сприяти зміцненню
  8. Система забезпечення інформаційної безпеки
    завданням ІТКМ є збір інформації від різноманітних джерел, її обробка, агрегування, класифікація, підготовка до зберігання і подальшої обробки, формування у регламентному режимі і за окремими запитами масивів інформації, зведень та звітів та їх надання вищим органам державної влади. Інструментом її вирішення повинні стати Центральне і регіональні корпоративні
  9. 13.5 Адміністратори судів, їх функції
    завдання, функції та структура Міністерство юстиції РФ є федеральним органом виконавчої влади, що проводить під керівництвом Президента РФ державну політику і здійснює управління у сфері юстиції, а також координуючим діяльність у цій сфері інших федеральних органів виконавчої влади. Координує діяльність Міністерства юстиції РФ Уряд РФ.
  10. Склад і структура ІКС
    задач, складність збору та обробки інформації, територіальної рассредоточенности, відноситься до класу великих територіально розподілених систем державного значення. Створення подібних систем має базуватися на концептуально єдиної інтегрованої системної архітектурі програмно-технічних засобів з широкими функціональними можливостями і передбачає використання загальноприйнятих
енциклопедія  заливне  український  гур'ївська  окрошка